Adile fängt als neue ERP-Verantwortliche in einem Produktionsbetrieb an. Das ERP-System ist über die Jahre gewachsen, und genau eine Person hatte den vollen Durchblick: Ralf. Ralf hat alles verwaltet, alles angepasst, alles im Kopf. Ralf geht in drei Monaten in Rente. Bis dahin soll Adile sein gesamtes Wissen aufnehmen und sich mit der Produktion vertraut machen.
Das Problem zeigt sich schon in der ersten Woche. Weder Ralf noch der Produktionsleiter wissen so recht, was sie ihr erzählen sollen. „Das läuft halt so und so." Nach ein paar sehr theoretischen 20-Minuten-Gesprächen und einer Führung über den Produktionsfloor kennt Adile grob den Ablauf von Produktion und Einkauf.
Das Warum und das Wie fehlen ihr nach wie vor: Warum stürzt das ERP-System ständig ab? Wie muss im Herbst vorgegangen werden, um Lieferengpässen vorzubeugen?
Wenn du diesen Beitrag geöffnet hast, kennst du diese Situation wahrscheinlich nur allzu gut. Und du suchst nach einem Weg, genau das zu verhindern und den Wissenstransfer beim Generationswechsel in deinem Unternehmen erfolgreich zu gestalten.
Lass uns deshalb einmal durchgehen, warum beim Generationswechsel so viel Wissen verloren geht, warum die üblichen Übergabe-Methoden nur einen Teil des Problems lösen, und was du tun kannst, damit das Wissen deiner Leute im Betrieb bleibt.
Wo das Wissen beim Generationswechsel verschwindet
Wissensverlust beim Generationswechsel entsteht vor allem deshalb, weil der größte Teil des relevanten Wissens nirgends aufgeschrieben ist und niemand explizit danach fragt.
Zurück zu Adile und Ralf. Die beiden sind nach kurzer Zeit beide frustriert. Ralf nervt es, dass Adile ständig nachfragt. Adile fühlt sich planlos und weiß nicht, wie sie ihre neue Stelle in den Griff bekommen soll. Ralf gibt willig weiter, was ihm gerade einfällt. Aber vieles fällt ihm gar nicht ein, weil es für ihn völlig selbstverständlich ist.
Zwei Wochen nach Ralfs Abschied findet Adile tief in SharePoint zwei Excel-Listen, die Ralf nebenher gepflegt hatte. Er hat sie ihr nie gezeigt und nie erklärt. Für ihn waren sie Alltag, und niemand hat ausdrücklich danach gefragt.
Das ist wohl das größte Problem beim Wissenstransfer im Generationswechsel: Ein großer Teil dieses Erfahrungswissens ist implizit. Es steckt in Routinen und ungeschriebenen Regeln. Wer seit zwanzig Jahren dabei ist, kann es oft selbst nicht benennen.
Was die Babyboomer-Rentenwelle für deinen Betrieb bedeutet
Die Babyboomer-Rente verschärft das Thema, weil in vielen Betrieben gleich mehrere erfahrene Leute kurz hintereinander oder gleichzeitig ausscheiden.
Bis 2039 verlassen rund 13 Millionen Babyboomer den Arbeitsmarkt. Bei einem typischen Mittelständler trifft das selten nur eine einzelne Stelle. Oft geht innerhalb weniger Jahre eine ganze Reihe Kolleg:innen in Rente, von der Fertigung über den Einkauf bis zur Buchhaltung.
Erschwerend kommt hinzu, dass viele Stellen heute nicht schnell nachbesetzt werden, besonders bei Engpassberufen. Im Handwerk dauert eine Stellenbesetzung mit durchschnittlich 224 Tagen besonders lang
Das heißt in der Praxis: Wenn Leute wie Ralf gehen und kein Nachfolger bereitsteht, vergehen schnell Monate ohne jede Übergabe. Bis Adile kommt, ist das Wissen längst aus dem Betrieb verschwunden.
Fehlende Standards erschweren die Wissenssicherung
Wissenstransfer beim Generationswechsel scheitert aber zum Beispiel auch daran, dass niemand festgelegt hat, wie er überhaupt ablaufen soll.
In den meisten Betrieben gibt es keine verbindliche Antwort auf die einfachsten Fragen:
- Wo wird Wissen gesichert, und in welcher Form?
- Was genau muss dokumentiert werden, und was kann weg?
- Wer ist dafür verantwortlich, und bis wann?
Ohne diese Standards passiert Wissenssicherung nebenbei oder gar nicht. Jeder macht es anders, im Zweifel landet etwas in einer Excel-Liste, die später niemand findet. Genau das ist Adile mit Ralfs Listen passiert.
Das ist kein böser Wille. Im Tagesgeschäft fehlt schlicht die Zeit, sich um etwas zu kümmern, das erst in Monaten zum Problem wird. Bis es dann so weit ist, ist die wichtigste Person oft schon raus.
Tandem-Einarbeitung und Shadowing haben ihre Grenzen
Tandem-Einarbeitung ist die beliebteste Methode für den Kompetenztransfer von älteren zu jüngeren Kollegen. Sie funktioniert aber nur unter Bedingungen, die im Alltag häufig nicht gegeben sind.
Damit ein Tandem funktioniert, muss rechtzeitig ein Nachfolger da sein, dem die erfahrene Person ihr über Jahre erworbenes Wissen direkt übergeben kann. Bei Engpassberufen leichter gesagt als getan. Wenn die Stelle erst Monate nach dem Renteneintritt besetzt wird, gibt es niemanden, mit dem das Tandem überhaupt laufen könnte.
Selbst wenn beide Seiten gleichzeitig da sind, bleibt das Shadowing oft lückenhaft. In der Übergabezeit kommen manche kritischen Situationen schlicht nicht vor. Ein Lieferengpass oder die seltene Störung in der Anlage: Tritt das nicht zufällig in den Wochen der Übergabe auf, lernt der Nachfolger es nie. Und der erfahrene Kollege denkt oft nicht daran, solche Fälle aktiv zu simulieren. Für ihn sind sie nichts Besonderes, und niemand fragt explizit danach.
Häufig ist auch gar kein Tandem geplant, weil Zeit und Ressourcen fehlen oder es nicht auf dem Schirm ist. Dann arbeitet die ausscheidende Person bis zum letzten Tag normal weiter, weil ihre Expertise im Alltag gebraucht wird. Vielleicht legt sie aus gutem Willen noch ein paar Dokumente an, bringt am letzten Tag einen Kuchen mit und ist dann weg.
Warum die üblichen Ansätze nur ein Teil des Puzzles sind
Handbücher, Tandems, Nachfragen helfen jeweils ein Stück weit, haben aber alle dieselbe Schwachstelle: das implizite Wissen und den Zeitdruck.
Drei verbreitete Wege, drei Grenzen:
- Handbücher erfassen Prozesse zum Stichtag. Sie veralten, sobald sich etwas ändert, und das Entscheidende wird oft nicht notiert, weil es selbstverständlich erscheint.
- Tandem-Einarbeitung funktioniert nur, wenn rechtzeitig ein Nachfolger da ist und beide Seiten in der gemeinsamen Zeit auch die seltenen Situationen erleben.
- Späteres Nachfragen setzt voraus, dass die Wissensträger noch erreichbar sind. Wer in Rente ist, schaut nicht mehr in Teams rein.
Jeder dieser Wege fängt einen Teil ein. Zusammen ergeben sie trotzdem kein vollständiges Bild, solange das Wissen vor allem im Kopf bleibt und niemand systematisch die richtigen Fragen stellt, solange die Person noch da ist.
Das fehlende Puzzlestück: Wissen ausscheidender Mitarbeiter aktiv sichern
Was fehlt, ist ein Weg, das implizite Wissen aus den Köpfen zu holen, solange die Person noch da ist. Und zwar so, dass es nicht an fehlender Zeit oder an Selbstverständlichkeiten scheitert, die niemand erwähnt. Anders gesagt: eine Software, die Expertenwissen vor Renteneintritt systematisch dokumentiert, statt darauf zu warten, dass jemand es von selbst aufschreibt.
Genau an dieser Stelle setzt wingmaite an. Statt Ralf vor ein leeres Handbuch zu setzen, führt wingmaite kurze Gespräche mit ihm, per Chat oder Sprache, wann immer es in seinen Arbeitstag passt. Die KI fragt aktiv nach und holt dabei genau die Dinge hervor, an die Ralf von selbst nie gedacht hätte, weil sie für ihn Routine sind. Auch seine zwei Excel-Listen wären so früh aufgetaucht.
Jede Antwort landet in einer durchsuchbaren Wissensbasis, die deinem Unternehmen gehört. Adile hätte zu ihrem Start schon einen Großteil von Ralfs Erfahrung zur Verfügung gehabt und verbleibende Zeit mit Ralf nutzen können, um fehlende Details nachzutragen. Das persönliche Gespräch und die gute Einarbeitung bleiben wichtig. wingmaite schließt die Lücke, die Handbücher und Tandems offenlassen – genau dann, wenn sie sich noch schließen lässt.
Erfahr mehr darüber, wie wingmaite dir hilft, Wissensverlust beim Generationswechsel zu verhindern: → Expertenwissen vor Renteneintritten systematisch dokumentieren