Überblick
Wer Erfahrungswissen erst in den letzten Wochen vor dem Austritt sichern will, wird Lücken behalten – ganz gleich, ob die Kündigung lange absehbar war oder überraschend kam. Wissenstransfer beim Offboarding gelingt deshalb nur, wenn kritisches Wissen schon vorher kontinuierlich erfasst wird, nicht erst, wenn der letzte Arbeitstag im Kalender steht. Wer zusätzlich kritische Rollen priorisiert und dafür sorgt, dass neue Mitarbeitende auch ohne persönliche Übergabe auf dieses Wissen zugreifen können, reduziert Wissensverlust bei Mitarbeiterwechseln deutlich – unabhängig davon, ob eine Nachfolge längst bereitsteht oder noch gesucht wird.
Wissenstransfer scheitert am klassischen Offboarding-Prozess
Ob bei Kündigung, Entlassung oder einem von vornherein bekannten Austrittstermin durch Renteneintritt oder befristeten Vertrag – Offboarding folgt meist demselben Ablauf:
- Mitarbeitende kündigen, werden entlassen oder aber der Austrittszeitpunkt steht aufgrund von Renteneintritten oder temporären Verträgen schon länger fest.
- Der oder die Mitarbeitende wird gebeten, ihr Wissen festzuhalten. Infos und Prozesse werden dokumentiert, das Team informiert. Gibt es bereits Nachfolger:innen, setzen diese sich mit den ausscheidenden Mitarbeitenden für direkten Wissenstransfer zusammen.
- HR kümmert sich um die administrative Abwicklung und im Exit-Interview wird noch einmal Feedback ausgetauscht.
- Die Person verlässt das Unternehmen.
Das hat sich bewährt und jeder Offboarding-Ratgeber wird dir das so empfehlen. Bei einer ungeplanten Kündigung – etwa einer fristlosen oder sehr kurzfristigen – fällt aber oft schon Schritt 2 komplett weg: Es bleibt schlicht keine Zeit für Wissenstransfer.
Bei einer Kündigung ist Wissensverlust besonders wahrscheinlich
Erstens ist es viel zu spät, wenn du Wissenssicherung und Wissenstransfer erst in den letzten Wochen ankurbelst.
Wissensträger:innen sind dann schon mit einem Fuß zu Tür hinaus und haben darüber hinaus meist ohnehin Stress mit den letzten To-dos. Wissen wird, wenn überhaupt, nur noch oberflächlich niedergeschrieben – bei einer Kündigung mit kurzer Frist bleibt dafür teils gar keine Zeit mehr.
Zweitens lässt sich das wirklich kritische Wissen durch klassische Dokumentationswege nicht erfassen. Kontaktlisten und Aufgabenpläne? Kein Problem, die lassen sich einfach runterschreiben oder liegen dank Projektmanagement-Tools eh schon vor.
Der Großteil des relevanten Wissens – also das, was über den operativen Erfolg entscheidet – ist jedoch implizit: Über Jahre gewachsene Erfahrung, die Wissensträger:innen selbst oft gar nicht als „Wissen“ wahrnehmen. Implizites Wissen lebt in Gesprächen und braucht jemanden, der nachhakt. Das kann keine Übergabe-Checkliste und kein Wiki der Welt abdecken.
Wissensverlust bei einer Kündigung ist also nicht die Ausnahme, sondern das erwartbare Ergebnis dieses Ablaufs – bei geplanten wie bei ungeplanten Austritten.
Wissenstransfer als kontinuierlicher Prozess, nicht als Last-Minute-Übergabe
Wissenssicherung ist keine reine HR-Aufgabe – bindet Management und Teamleiter:innen unbedingt mit ein. Sie muss außerdem fester Bestandteil des Alltags werden, nicht ein Projekt, das erst mit der Kündigung startet.
Das ist ein ganz ähnliches Prinzip wie im Haushalt. Wer täglich ein paar Minuten in den Haushalt investiert, muss am Samstag nicht den ganzen Tag fürs Putzen opfern. Wer regelmäßig Zeit in Wissensdokumentation investiert, muss 2 Wochen vorm Austritt nicht das Wissen von mehreren Jahrzehnten in ein Word-Dokument pressen.
Mit folgenden Fragen entwickelt ihr einen ersten Rahmen:
- Wie oft sollen Mitarbeitende ihr Wissen dokumentieren? Einmal wöchentlich? Monatlich? Quartalsweise? Denk daran: Je länger die Zeiträume, desto mehr wird zwischendrin vergessen.
- Welches Wissen soll gesichert werden? Nicht nur Prozesse und Fakten, sondern auch Kontext: Welche Entscheidungen wurden warum getroffen? Wie tickt ein Kunde? Warum spielen die Wetterverhältnisse bei der einen Anlage eine Rolle?
- Wo soll das Wissen gesichert werden? Die Tool-Frage. Wikis, SharePoint und Co. sind die gängigen Tools für explizites Wissen. Plattformen wie wingmaite erfassen auch das implizite Wissen.
- Wie soll das Wissen gesichert werden? Je nach Team und Aufgabenart sind unterschiedliche Herangehensweisen sinnvoll. In jedem Fall sollten die aber einmal festgelegt werden: Für Mitarbeitende in der Produktion sind Videoaufzeichnungen der einzelnen Handgriffe praktischer, Kolleg:innen in der Buchhaltung brauchen vielleicht eher Checklisten und klassische Leitfäden.
- Wie wollt ihr den Erfolg überprüfen? Kennzahlen wie Time-to-Productivity neuer Mitarbeitender oder der Wissensabdeckungsgrad kritischer Rollen sind hier hilfreich.
Wichtig: Arbeite mit den Führungskräften zusammen! HR-Verantwortliche können Prozesse und Tools vorgeben, wie sie wollen – wenn Manager:innen und Teamleiter:innen ihren Teams weder Ressourcen noch Vorgaben für Wissensdokumentation geben, bleibt Wissenserhalt nur guter Wille.
Kritische Rollen mit dem Bus-Faktor priorisieren
Nicht jedes Wissen muss gleich dringend gesichert werden. Um zu entscheiden, wo ihr zuerst ansetzt, erhebt zunächst den Status quo: Welche Mitarbeitenden tragen welches Wissen, und handelt es sich dabei um Wissen, das zwingend im Unternehmen gehalten werden muss?
Als Denkhilfe eignet sich der Bus-Faktor – eine Kennzahl aus dem Risikomanagement, die angibt, wie viele Mitarbeitende ausfallen müssten, damit ein Projekt oder Bereich scheitert. Verstehe ihn als Denkmodell, nicht als Methode, die das Problem allein löst: Er hilft dir, kritische Wissensträger:innen zu identifizieren und die Frage zu stellen „Was passiert, wenn diese Personen morgen alle nicht mehr da sind?“ – die eigentliche Arbeit, das Wissen zu sichern, folgt danach.
Wissenstransfer trotz Vakanz: wenn es (noch) keine Nachfolge gibt
Steht der letzte Tag schon länger fest und ist eine Nachfolge bereits an Bord, ist Wissenstransfer vergleichsweise einfach: Wissenstandems, Shadowing oder Expert-Interviews übertragen das Wissen der Vorgänger:innen direkt.
Schwieriger wird es bei einer ungeplanten Kündigung, einer länger unbesetzten Stelle oder wenn schlicht keine Nachfolge in Sicht ist. Das kommt häufiger vor, als vielen lieb ist: Laut Statistischem Bundesamt erreichen in den kommenden 15 Jahren rund 13,4 Millionen Erwerbspersonen in Deutschland das gesetzliche Rentenalter – bis Nachfolger:innen gefunden sind, vergehen oft Monate, und eine klassische Staffelstabübergabe ist dann kaum noch möglich.
In dem Fall muss es neuen Mitarbeitenden möglich sein, selbstständig auf das Erfahrungswissen der Vorgänger:innen zuzugreifen. Hier entscheidet die Qualität eurer Wissensmanagement-Plattform über den Erfolg. Ist es nur eine Datenbank, die auf Anfage 50 halbwegs passende Dokumente ausspuckt? Oder können Mitarbeitende eine Frage stellen, und erhalten eine eindeutige, korrekte Antwort, die auf dem Wissen der Vorgänger:innen basiert? Genau dafür bauen wir wingmaite – als lebendiges Unternehmensgedächtnis.
Wie sich das auf die gesamte Übergabefähigkeit eines Unternehmens auswirkt, insbesondere bei einer Unternehmensnachfolge, behandelt der Artikel Unternehmen übergabereif machen vertieft. Und wer sich gezielt auf den Ruhestand erfahrener Mitarbeitender vorbereiten will, findet im Artikel Wissen vor dem Renteneintritt sichern den passenden Leitfaden.
Fazit: Wissenstransfer beim Offboarding beginnt lange vorm letzten Tag
Wissensverlust beim Offboarding ist das vorhersehbare Ergebnis eines Prozesses, der zu spät ansetzt, Wissen nur lückenhaft erfasst und Führungskräfte außen vor lässt. Wer stattdessen die Sicherung von Erfahrungswissen vor jedem Mitarbeiterwechsel ab Tag 1 mitdenkt, kritische Rollen priorisiert und dafür sorgt, dass Wissen auch ohne persönliche Übergabe zugänglich bleibt, macht aus Offboarding echten Wissenstransfer – und verhindert die größten Lücken, bevor sie entstehen.
Häufig gestellte Fragen
Wie verhindert man Wissensverlust bei der Kündigung von Mitarbeitenden?
Indem kritisches Wissen schon vorher kontinuierlich erfasst wurde – bei einer kurzfristigen Kündigung bleibt kaum Zeit für eine klassische Übergabe. Genau deshalb sollte die Sicherung von Erfahrungswissen nicht erst mit der Kündigung beginnen, sondern fester Bestandteil des Alltags sein.
Was tun, wenn es noch keine Nachfolge für eine ausscheidende Person gibt?
Dann müssen neue Mitarbeitende später selbstständig auf dokumentiertes Erfahrungswissen zugreifen können, statt auf eine persönliche Übergabe angewiesen zu sein. Das setzt voraus, dass Wissen vorher erfasst wurde und auffindbar ist.
Wer ist für Wissenstransfer beim Offboarding verantwortlich?
Nicht allein HR. Management und Teamleiter:innen müssen unterstützen, weil sie am ehesten wissen, wer welches kritische Wissen trägt und wo im Alltag Zeit dafür eingeplant werden muss.