Über Jahrzehnte mühsam erworbenes Know-how lässt sich nicht ein paar Tage vorm Austritt in eine Dokumentation pressen. Wer das Wissen von ausscheidenden Mitarbeitenden bewahren will, muss früher ansetzen – und größer denken. Ein Leitfaden für HR-Verantwortliche, die den Wissensverlust beim Offboarding nicht länger hinnehmen wollen.
Überblick
Wissenssicherung ist kein Offboarding-Projekt, sondern gehört ab Tag 1 in den Personalzyklus. Mit langfristig aufgesetzten Prozessen, der richtigen Unternehmenskultur und Tools, die Wissen aus den Köpfen holen, kann Wissen systematisch und vollständig gesichert werden.
Der klassische Weg: Wissenserhalt während des Offboardings abwickeln
Offboarding folgt in der Regel einem standardisierten Prozess:
- Mitarbeitende kündigen, werden entlassen oder aber der Austrittszeitpunkt steht aufgrund von Renteneintritten oder temporären Verträgen schon länger fest.
- Der oder die Mitarbeitende wird gebeten, ihr Wissen festzuhalten. Infos und Prozesse werden dokumentiert, das Team informiert. Gibt es bereits Nachfolger:innen, setzen diese sich mit den ausscheidenden Mitarbeitenden für direkten Wissenstransfer zusammen.
- HR kümmert sich um die administrative Abwicklung und im Exit-Interview wird noch einmal Feedback ausgetauscht.
- Die Person verlässt das Unternehmen.
Das hat sich bewährt und jeder Offboarding-Ratgeber wird dir das so empfehlen. Aber wenn wir mal unter die Oberfläche schauen, hat diese Vorgehensweise zwei gravierende Probleme, die Wissensverlust nach dem Offboarding geradezu heraufbeschwören.
Reguläres Offboarding beschwört Wissensverlust herauf
Erstens ist es viel zu spät, wenn du Wissenssicherung und Wissenstransfer erst in den letzten Wochen ankurbelst.
Wenige Wochen vorm Austritt sind Wissensträger:innen schon mit einem Fuß zu Tür hinaus und haben darüber hinaus meist ohnehin noch Stress damit, die letzten To-dos abzuwickeln. Wissen wird, wenn überhaupt, nur noch oberflächlich niedergeschrieben.
Zweitens kann das wirklich kritische Wissen durch klassische Dokumentationswege nicht erfasst werden. Kontaktlisten und Aufgabenpläne? Kein Problem, die lassen sich einfach runterschreiben oder sind dank Projektmanagement-Tools eh schon angelegt.
Der Großteil des relevanten Wissens – also das, was über den operativen Erfolg entscheidet – ist jedoch implizit. Implizites Wissen ist über Jahrzehnte gewachsene Erfahrung. Es steckt in den Köpfen, wird von Wissensträger:innen selbst oft gar nicht als „Wissen“ wahrgenommen und lässt sich deshalb auch gar nicht so einfach runterschreiben. Implizites Wissen lebt in Gesprächen und braucht jemanden, der nachhakt und unter die Oberfläche schaut.
Das kann keine Übergabe-Checkliste und kein Wiki der Welt abdecken.
Wissen geht so in jedem Fall verloren.
Exit-Management, bevor das Haus in Flammen steht: Offboarding beginnt ab Tag 1
Bildlich gesprochen ist Wissenssicherung beim Offboarding etwa so sinnvoll, wie zu warten, bis ein Haus in Flammen steht, und dann mit Löscharbeiten und Schadensbegrenzung zu beginnen. Besser wäre es doch, von Anfang an in Brandschutz zu investieren, oder?
Schauen wir uns mal an, wie du das Wissen von ausscheidenden Mitarbeitender mit einer langfristigen Herangehensweise systematisch bewahrst.
1. Erhebe den Wissens-Status-quo
Zuallererst: Wissenssicherung ist nicht allein HR-Aufgabe! Binde unbedingt Management und Teamleiter:innen mit ein.
Im ersten Schritt ermittelt ihr gemeinsam, wo Wissen im Unternehmen liegt:
- Welche Mitarbeitenden haben welches Wissen?
- Handelt es sich dabei um Wissen, das zwingend im Unternehmen gehalten werden muss?
2. Ermittle den Bus-Faktor
Der Bus-Faktor ist eine ziemlich makabre Kennzahl aus dem Risikomanagement. Sie gibt an, wie viele Mitarbeitende vom Bus überfahren werden – also gänzlich ausfallen – müssten, damit ein Projekt scheitert.
Im übertragenen Sinn hilft dir der Bus-Faktor auch beim Wissenserhalt im Offboarding.
Du weißt aus Schritt 1, wer Wissensträger:in ist. Mit dem Bus-Faktor kannst du im nächsten Schritt Wissensrisiken abzuschätzen: Wer sind die kritischen Wissensträger:innen in deinem Unternehmen und was passiert, wenn die morgen alle nicht mehr da sind?
3. Binde Wissenssicherung in die Unternehmenskultur ein
Wissenserhalt und Wissenstransfer beim Offboarding müssen einen festen Bestandteil im Alltag bekommen.
Heißt: Mitarbeitende müssen Zeit, Raum und auch einen Rahmen dafür bekommen, um ihr Wissen regelmäßig zu dokumentieren.
Das ist ein ganz ähnliches Prinzip wie im Haushalt. Wer täglich ein paar Minuten in den Haushalt investiert, muss am Samstag nicht den ganzen Tag fürs Putzen opfern. Wer regelmäßig Zeit in Wissensdokumentation investiert, muss 2 Wochen vorm Austritt nicht das Wissen von mehreren Jahrzehnten in ein Word-Dokument pressen.
Auch hier gilt wieder: Arbeite mit den Führungskräften zusammen! HR-Verantwortliche können Prozesse und Tools vorgeben, wie sie wollen – wenn Manager:innen und Teamleiter:innen ihren Teams weder Ressourcen noch Vorgaben für Wissensdokumentation geben, bleibt Wissenserhalt nur guter Wille.
Mit folgenden Fragen könnt ihr einen ersten Rahmen entwickeln:
- Wie oft sollen Mitarbeitende ihr Wissen dokumentieren? Einmal wöchentlich? Monatlich? Quartalsweise? Denk daran: Je länger die Zeiträume, desto mehr wird unterwegs womöglich vergessen.
- Welches Wissen soll gesichert werden? Nicht nur Prozesse und Fakten, sondern auch Kontext: Welche Entscheidungen wurden warum getroffen? Wie tickt ein Kunde? Warum spielen die Wetterverhältnisse bei der einen Anlage eine Rolle?
- Wo soll das Wissen gesichert werden? Die Tool-Frage. Wikis, SharePoint und Co. sind die gängigen Tools für explizites Wissen. Plattformen wie wingmaite erfassen auch das implizite Wissen.
- Wie soll das Wissen gesichert werden? Je nach Team und Aufgabenart sind unterschiedliche Herangehensweisen sinnvoll. In jedem Fall sollten die aber einmal festgelegt werden: Für Mitarbeitende in der Produktion sind Videoaufzeichnungen der einzelnen Handgriffe praktischer, Kolleg:innen in der Buchhaltung brauchen vielleicht eher Checklisten und klassische Leitfäden.
- Wie wollt ihr den Erfolg überprüfen? Kennzahlen wie Time-to-Productivity neuer Mitarbeitender oder der Wissensabdeckungsgrad kritischer Rollen sind hier hilfreich.
4. Auch den Wissenstransfer beim Offboarding umdenken
Steht der letzte Tag schon länger im Kalender und ist der oder die Nachfolger:in schon an Bord, ist Wissenstransfer fast schon ein Kinderspiel. Wissenstandems, Shadowing oder Expert Interviews bieten die Möglichkeit, das Wissen der Vorgänger:innen direkt zu übertragen und Rückfragen zu stellen.
Aber was, wenn es noch keine:n Nachfolger:in gibt? Bis 2030 geht rund ein Drittel der Belegschaft in Deutschland in den Ruhestand. Viele Berufe haben jetzt schon Fachkräftemangel. Bis Nachfolger:innen gefunden sind, vergehen Monate und die klassische Staffelstabübergabe ist kaum noch möglich.
In dem Fall muss es neuen Mitarbeitenden möglich sein, selbstständig auf das Erfahrungswissen der Vorgänger:innen zuzugreifen. Hier entscheidet die Qualität eurer Wissensmanagement-Plattform über den Erfolg. Ist es nur eine Datenbank, die auf Anfage 50 halbwegs passende Dokumente ausspuckt? Oder können Mitarbeitende eine Frage stellen, und erhalten eine eindeutige, korrekte Antwort, die auf dem Wissen der Vorgänger:innen basiert? Genau dafür bauen wir wingmaite – als lebendiges Unternehmensgedächtnis.
5. Fang’ heute an
Schiebe Wissenssicherung nicht bis zum Offboarding auf. Fang’ heute schon an, auch wenn’s nur kleine Schritte sind. Identifiziere die Personen, deren Ausfall den größten Schaden anrichten würde und frage dich: Wenn diese Personen morgen gehen – was wissen sie, das nirgendwo steht? Das ist dein Startpunkt. Alles andere baut darauf auf.
Fazit: Wissensverlust beim Offboarding muss nicht sein
Wissensverlust beim Offboarding ist das vorhersehbare Ergebnis eines Prozesses, der zu spät ansetzt, Wissen nur lückenhaft erfasst und Führungskräfte außen vor lässt. Willst du das Wissen deiner ausscheidenden Mitarbeitenden gezielt bewahren, hilft dir auch der X. Offboarding-Leitfaden nicht weiter. Starte mit einer neuen Grundannahme: Wissenserhalt muss am ersten Arbeitstag beginnen.