Überblick
Wissensmanagement in Unternehmen scheitert in der Regel an einer von fünf Herausforderungen:
- Systeme, die im Alltag niemandem helfen
- Veraltete Inhalte, die niemand pflegt
- Wissen, das in Silos zwischen den Teams hängenbleibt
- Kritisches Wissen geht bei Personalwechseln verloren
- Wissen wird nur lückenhaft erfasst
Mit klaren Zuständigkeiten, Erfassungsmethoden, die zur Wissensart passen, und festen Routinen lassen sich die Probleme meistern.
Die fünf größten Herausforderungen beim Wissensmanagement
Herausforderung 1: Unpassende Systeme
- Symptom: Wissen wird in Formulare und Eingabemasken gepresst, die im Alltag niemand ausfüllen kann oder will.
- Ursache: Für explizites Wissen funktionieren feste Abfragefelder gut – Prozessbeschreibungen, Anleitungen, Checklisten lassen sich problemlos eintragen. Erfahrungswissen sperrt sich dagegen: Das Warum hinter einer Entscheidung oder das Bauchgefühl einer erfahrenen Fachkraft passt in kein Formular.
- Gegenmaßnahme: Erfassungsform an die Wissensart anpassen, nicht umgekehrt. Wer implizites Wissen erfassen will, braucht ein Gespräch oder eine Diktierfunktion, keine Eingabemaske. Unser Gründer Oliver Diekmann hat das in vielen Unternehmensübergaben gesehen – sein Fazit: klassisches Wissensmanagement sei oft gescheitert, weil es an den Menschen vorbei gebaut wurde.
Herausforderung 2: Veraltete Inhalte durch fehlende Pflege
- Symptom: Drei Versionen desselben Eintrags, und keine davon stimmt noch. Seiten veralten, geraten in Vergessenheit oder werden ein zweites Mal angelegt. Irgendwann lassen selbst die Motiviertesten es schleifen. Das hat wenig mit Faulheit zu tun. Ein Wiki-Eintrag, den einmal im Quartal jemand öffnet, fühlt sich einfach nicht nach sinnvoller Arbeit an.
- Ursache: In den wenigsten Unternehmen gehört Wissensmanagement zum Arbeitsalltag – es ist eher eine Zusatzaufgabe. Und Zusatzaufgaben ohne sichtbaren Nutzen fallen als Erstes hinten runter.
- Gegenmaßnahme: Eindeutige Verantwortliche festlegen, statt Pflege als „irgendjemand macht das schon“ zu behandeln. Aktualisierung fest an Prozess- oder Rollenwechsel koppeln, statt sie dem Zufall zu überlassen. Am besten aber in den Alltag einbinden. Wissensmanagement kann nur dann erfolgreich gelingen, wenn es zur Kultur gehört. Kurze, regelmäßige Review-Routinen einplanen – lieber häufig und knapp als selten und umfassend. Und den Nutzen im Alltag sichtbar machen, etwa indem gepflegte Inhalte tatsächlich in Onboarding oder Tagesgeschäft auftauchen.
Herausforderung 3: Über verschiedene Systeme verstreutes Wissen
- Symptom: Das Wissen ist längst da, aber liegt verstreut oder ist hinter Zugriffsrechten versteckt. Am Ende fragt man doch wieder die Kollegin, die es vermutlich weiß (und die diese Frage dreimal pro Monat gestellt bekommt).
- Zwei Ursachen kommen hier zusammen:
- Tool-Wildwuchs. Die IT arbeitet in Confluence, das Marketing in Notion, der Vertrieb wirft alles ins CRM. Jedes Team pflegt sein eigenes System, und jedes System bleibt für sich. Wissen, von dem alle profitieren würden, bleibt innerhalb der Teamgrenzen hängen.
- Strukturprobleme. Jedes Team hat seinen Unterordner, die Zugriffsrechte sind quer vergeben, und die entscheidende Information liegt drei Ordnerebenen tief, wo sie niemand mehr sucht. Wissen, das theoretisch vorhanden ist, lässt sich praktisch nicht mehr finden.
- Gegenmaßnahme: Eine gemeinsame, schnell durchsuchbare Wissensbasis statt paralleler Insellösungen anlegen.
Herausforderung 4: Kritisches Wissen geht bei Personalwechseln verloren
- Symptom: Trotz Übergabedokumenten starten neue Mitarbeitende immer bei 0. Gehen langjährige, erfahrene Kolleg:innen in Rente, verzögern sich bald darauf Entscheidungen, Prozesse stocken und Fehler häufen sich.
- Ursache: Wissen wurde nie explizit gemacht, weil es nur im Kopf der jeweiligen Person existierte. Unser Gründer Oliver Diekmann nennt das „Unternehmensdemenz“: das schleichende Vergessen einer Organisation, deren Wissen mit ihren Menschen verschwindet.
- Gegenmaßnahme: Kritische Rollen frühzeitig identifizieren, statt erst beim Offboarding zu reagieren – wie genau, liest du in unserem Artikel Wissensverlust beim Offboarding verhindern. Entscheidend ist, Wissen kontinuierlich statt punktuell zu erfassen.
Herausforderung 5: Der Wissens-Eisberg
- Symptom: Selbst wer seine Systeme pflegt, Silos abbaut und Schlüsselpersonen sauber dokumentiert, stößt an eine Grenze – das System bleibt lückenhaft.
- Ursache: Rund 70 % des relevanten Unternehmenswissens ist implizit und wurde nie aufgeschrieben. Es steckt in der Fachkraft, die seit 20 Jahren dabei ist, in der Intuition der Abteilungsleitung, in den ungeschriebenen Regeln, die alle kennen und niemand notiert hat. Formulare und Eingabemasken erfassen im besten Fall das Offensichtliche. Das vermeintlich Selbstverständliche, also das „wissen wir doch alle“, bleibt außen vor.
- Gegenmaßnahme: Ein Wissensmanagement-Tool wie wingmaite wählen, das speziell auf die Erfassung von implizitem Wissen ausgelegt ist.
Kann Software mir helfen, Wissensmanagement in meinem Unternehmen zu verbessern?
Ja, aber sei dir bewusst: Wissensmanagement-Software löst keine der genannten Herausforderungen automatisch. Als eine von drei Säulen des Wissensmanagements steht Technik neben Menschen und Organisation. Alle drei müssen zusammenspielen.
Die richtige Wissensmanagement-Software kann dir aber auf jeden Fall helfen, das das Risiko der üblichen Wissensmanagement-Probleme zu reduzieren. Stell’ dir dazu folgende Fragen:
- Erfasst das Tool auch implizites Wissen, oder nur das, was ohnehin schon dokumentiert wird?
- Fügt sich die Erfassung in den Arbeitsalltag ein, statt eine Zusatzaufgabe zu sein?
- Entsteht eine gemeinsame, durchsuchbare Wissensbasis, oder wird mit einem zusätzlichen Tool nur noch mal alles komplizierter?
- Finden Mitarbeitende im Tool schnell eine zuverlässige Antwort auf ihre Fragen?
wingmaite löst deine Herausforderungen beim Wissensmanagement
Unser Ziel: Dass kein Unternehmen mehr kritisches Wissen verliert. Deshalb bauen wir unsere Wissensmanagement-Plattform anders.
wingmaite setzt deinen Mitarbeitenden keine starren Formulare vor
Unsere KI führt strukturierte Gespräche mit deinen Wissensträger:innen – per Chat oder Spracheingabe. Wissen wird im Dialog erfasst, die KI sortiert es im Hintergrund und macht es für alle abrufbar. Was früher ein Fragebogen war, ist jetzt ein 20-Minuten-Gespräch bei einer Tasse Kaffee.
wingmaite integriert Wissenserfassung in den Alltag
Weil die Wissenserfassung in den Arbeitsalltag eingebaut ist, staut sich nichts auf. Wissen wird nicht einmalig dokumentiert und dann vergessen. Es wächst kontinuierlich mit.
wingmaite schafft eine gemeinsame Wissensbasis
Bestehende Dokumente, Handbücher und Protokolle lassen sich direkt einbinden. Was Teams bisher in getrennten Systemen gespeichert haben, landet in einer durchsuchbaren Wissensbasis. Statt Dateien zu durchforsten, stellst du wingmaite eine Frage und bekommst eine konkrete Antwort im Unternehmenskontext, inklusive Quelle. Weniger suchen, mehr finden.
wingmaite sichert auch das „Warum“ hinter dem „Was“
Wir entwickeln wingmaite speziell mit Fokus die Erfassung von implizitem Wissen. Mit gezielten Fragen holt wingmaite Erfahrungswissen aus den Köpfen, strukturiert es und macht es für alle im Unternehmen verfügbar. Erfahre mehr oder schau dir wingmaite in einer Demo an.