Überblick
Bei Fachwissen geht es nicht nur darum, was jemand tut. Extrem wichtig ist auch, woran die Person erkennt, was zu tun ist – und wann sie von der üblichen Vorgehensweise abweicht.
Kritisches Fachwissen in deinem Unternehmen sicherst du, indem du den relevanten Wissensbereich genau abgrenzt, typische Arbeitssituationen untersuchst und neben Abläufen auch Entscheidungslogik, Ausnahmen und Erfahrungswerte festhältst. Dafür eignen sich Fachgespräche, Fallbesprechungen und praktische Demonstrationen, aber auch Software zur Wissenssicherung wie wingmaite. Prüfe anschließend, ob Kolleg:innen das Wissen auf ähnliche Fälle anwenden können, und halte es auffindbar und aktuell.
Schritt 1: Kritisches Fachwissen eingrenzen
„Wir müssen das Know-how von Frau Müller sichern“ ist ein Anfang, aber noch kein konkreter Auftrag. Eine Person kann für viele Abläufe wichtig sein. Für die Wissenssicherung musst du zunächst herausfinden, welches Wissen genau erhalten bleiben soll.
Fokussiere dich dazu auf eine typische Aufgabe oder Entscheidung:
- Bei welchen Tätigkeiten wird die Fachkraft regelmäßig um Rat gefragt?
- Welche Abweichungen kann sie schnell einordnen, die andere erst weitergeben müssten?
- Welche Entscheidungen trifft sie selbstständig?
- Was müsste eine Kollegin oder ein Kollege wissen, um eine vergleichbare Situation zu bearbeiten?
Schauen wir uns zum Beispiel mal einen Fertigungsbetrieb an, in dem eine erfahrene Mitarbeiterin Sonderaufträge prüft. Im Prozess ist festgehalten, welche Maße und Materialien zu kontrollieren sind. Sie weiß außerdem, bei welchen Abweichungen eine Rückfrage nötig ist und welche sich aus den vereinbarten Toleranzen erklären. Genau diese fachliche Einschätzung soll gesichert werden.
Je genauer der Wissensbereich eingegrenzt ist, desto leichter lässt sich ein passendes Format für den Wissenstransfer wählen.
Schritt 2: Den Arbeitsalltag zum Ausgangspunkt nehmen
Ein klassisches Interview mit der Frage „Was weißt du über den Prozess?“ wird in einer trockenen Beschreibung des Regelfalls enden. Erfahrungswerte oder Ausnahmen werden dabei gar nicht angesprochen, weil sie für die Fachkraft selbstverständlich sind.
Hilfreicher ist es, konkrete Situationen durchzugehen.
Diese Fragen helfen dabei:
- Wie sieht ein typischer Fall aus?
- Was ist schon einmal anders gelaufen?
- Woran hast du die Abweichung erkannt?
- Welche Möglichkeiten hast du abgewogen?
- Warum hast du dich für diesen nächsten Schritt entschieden?
- Was wäre passiert, wenn du anders entschieden hättest?
Für das Beispiel aus der Fertigung könnte die Mitarbeiterin etwa einen konkreten Sonderauftrag erläutern. Sie zeigt, welche Angaben sie prüft, an welchem Punkt sie eine Abweichung bemerkt und welche Information für ihre Entscheidung ausschlaggebend war. So wird aus einer allgemeinen Prozessbeschreibung eine nachvollziehbare fachliche Einschätzung.
Dabei geht es nicht darum, aus Erfahrungswerten starre Regeln zu machen. Wenn eine Einschätzung von bestimmten Bedingungen abhängt, müssen diese Bedingungen im gesicherten Wissen erkennbar bleiben.
Schritt 3: Das Wissen systematisch erfassen
Nicht jede Art Fachwissen lässt sich in ein Dokument pressen. Achte deshalb unbedingt darauf, für verschiedene Arten von Fachwissen verschiedene Formate der Wissenssicherung einzusetzen.
- Ein Gespräch eignet sich, um Hintergründe, Entscheidungsregeln und typische Sonderfälle zu erfassen.
- Eine gemeinsame Bearbeitung eines echten Falls macht sichtbar, wie die Fachkraft ihr Wissen anwendet.
- Bei Arbeitsschritten, die schwer zu beschreiben sind, können Fotos oder Videos ergänzen, was im Gespräch allein unklar bliebe.
Oft ist eine Kombination sinnvoll: Die Fachkraft erklärt einen typischen Ablauf, geht anschließend einen konkreten Fall durch und zeigt bei Bedarf einzelne Schritte am Arbeitsplatz.
Schritt 4: Prüfen, ob das Wissen übertragbar ist
Ein geführtes Gespräch oder ein gut strukturiertes Dokument beweist noch nicht, dass jemand anderes das Wissen anwenden kann. Dafür braucht es eine kurze Übergabeprobe.
Lass’ eine Kollegin oder einen Kollegen einen ähnlichen Fall mit dem gesicherten Wissen bearbeiten. Gelingt das? Wo entstehen Rückfragen? Welche Entscheidung ist noch unklar? Fehlt ein Beispiel oder eine wichtige Ausnahme?
Die Fachkraft kann anschließend prüfen, ob die Beschreibung ihre Vorgehensweise richtig wiedergibt. So lassen sich Missverständnisse klären und Lücken schließen, solange der oder die Expert:in noch im Unternehmen ist.
Schritt 5: Kritisches Fachwissen dauerhaft nutzbar machen
Gesichertes Fachwissen hilft im Alltag, wenn Mitarbeitende es bei einer konkreten Frage wiederfinden. Dazu gehören verständliche Titel, eine erkennbare Zuordnung zum Prozess oder Fachbereich und ein Hinweis darauf, wer die Information erstellt oder bestätigt hat.
Und: Das Wissen muss auch schnell zur Verfügung stehen, wenn es gebraucht wird. Eine Plattform, die Fragen direkt beantwortet, ist im Tagesgeschäft hilfreicher als ein endloses Dokumenten-Archiv.
Last but not least sollte das gesicherte Wissen regelmäßig aktualisiert werden, damit sich auch in 3 Jahren noch alle darauf verlassen können. Ändert sich z.B. ein Ablauf, eine Rolle oder eine fachliche Vorgabe, sollte das erfasste Fachwissen geprüft werden. Bei unveränderten Prozessen kann ein regelmäßiger Review sinnvoll sein. So bleibt erkennbar, ob eine Information weiterhin gilt.
wingmaite hilft dir, kritisches Fachwissen dauerhaft zu sichern
Mit wingmaite können deine Fachkräfte ihr kritisches Fachwissen im Gespräch – per Chat oder Spracheingabe – erfassen. Durch zusätzliche Bild- und Videouploads werden Arbeitsschritte oder bestimmte Situationen verständlicher dargestellt. Später können Kolleginnen und Kollegen Fragen zum gesicherten Wissen stellen und erhalten eine klare Antwort, ohne sich durch Dokumente wühlen zu müssen.
wingmaite unterstützt dich auf dem gesamten Weg von der Wissenssicherung zur brauchbaren Antwort: Fachwissen wird leichter erfasst, im Kontext festgehalten und für alle dauerhaft nutzbar gemacht. Damit der Abgang von Fachkräften nicht zur Wissenskrise wird. Erfahre mehr unter wingmaite für Wissensmanagement oder buche direkt eine Demo.
Häufig gestellte Fragen
Wie sichert man kritisches Fachwissen konkret?
Grenze zuerst den relevanten Wissensbereich ab. Erfasse anschließend typische Fälle, Entscheidungskriterien, Ausnahmen und Grenzen mit einem passenden Format – zum Beispiel einem Fachgespräch, einer Fallbesprechung oder einer Demonstration. Prüfe danach mit einer anderen Person, ob das Wissen verständlich und anwendbar ist.
Wie lässt sich Erfahrungswissen erfassen, das eine Fachkraft selbst kaum benennen kann?
Gehe konkrete Situationen durch und frage nach Beobachtungen, Abwägungen und Ausnahmen. Fragen wie „Woran hast du das erkannt?“ oder „Was hätte deine Entscheidung verändert?“ helfen dabei, Wissen sichtbar zu machen, das bei einer allgemeinen Prozessbeschreibung meist unausgesprochen bleibt.
Reicht eine Prozessdokumentation für die Wissenssicherung?
Eine Prozessdokumentation hält Abläufe und Vorgaben fest. Für kritisches Fachwissen sind zusätzlich Erfahrungswerte, Entscheidungslogiken, typische Abweichungen und die Grenzen einer Vorgehensweise wichtig. Welche Ergänzungen gebraucht werden, hängt von der jeweiligen Aufgabe ab.
Kritisches Fachwissen zu sichern heißt, es für andere verständlich und anwendbar zu machen. Dafür musst du den konkreten Wissensbereich betrachten, reale Arbeitssituationen erfassen und prüfen, ob Kolleginnen und Kollegen mit dem Ergebnis zurechtkommen. So bleibt das Wissen nicht bloß festgehalten, sondern kann im Unternehmen weiterwirken.